Làm thế nào để bắt đầu một bức thư, bạn nên viết loại thư nào, nên chọn định dạng nào – mọi người đôi khi không biết những điều cơ bản về cách viết và trình bày một bức thư. Bức thư bạn viết có thể sẽ là ấn tượng đầu tiên để duy trì các đối tác kinh doanh quen thuộc hoặc như một món quà lưu niệm mà bạn bè và gia đình của bạn đọc đi đọc lại. Biết cách viết một lá thư tiêu chuẩn tốt thể hiện tính chuyên nghiệp của nghi thức đúng đắn trong kinh doanh và các vấn đề cá nhân.
Sau đây ThuThuatPhanMem.vn Sau đây tôi xin hướng dẫn cách viết một bức thư chuẩn để bạn đọc tham khảo.
Viết thư thông thường
Bạn nên xem xét bức thư bạn cần viết cho ai, sau đó xác định xem bức thư đó có nên được viết theo cách trang trọng, lịch sử hay không. Nếu người nhận là bạn bè hoặc một mối quan hệ tương tự, lá thư của bạn hầu như không cần trang trọng. Nếu người nhận là đối tác kinh doanh hoặc bạn không biết người đó, thì trong trường hợp này, phần lớn bức thư bạn viết cần phải trang trọng.
Cho dù lá thư bạn sẽ viết là viết tay hay không. Thư thường được viết bằng bút và giấy thường, mặc dù thư đánh máy có thể được chấp nhận. Một lá thư trang trọng nên được đánh máy hoặc tạo ra bằng máy tính.
Viết hoặc nhập tiêu đề của địa chỉ (địa chỉ của người viết). Thư không chính thức không yêu cầu bước này; tương tự, nếu bạn có tiêu đề văn phòng phẩm của riêng mình, bạn có thể bỏ qua bước này.
Nhập ngày, tháng, năm.
Viết hoặc nhập địa chỉ bên trong (họ tên và địa chỉ người nhận). Hãy cẩn thận viết chính xác cho người mà bạn đang viết; nếu người đó là chủ tịch của một công ty hoặc thẩm phán, giám đốc hoặc linh mục, hãy chắc chắn rằng bạn viết tên đầy đủ của người nhận. Thư không chính thức không yêu cầu địa chỉ bên trong.
Viết lời chúc, nội dung, đóng dấu và chữ ký.
Cách trình bày một bức thư tiếng Anh
Một bức thư tiêu chuẩn bắt đầu bằng tên và địa chỉ của người nhận. Một số công ty sẽ sử dụng giấy đặc biệt, được gọi là tiêu đề thư, để bao gồm thông tin liên hệ.
Ví dụ: Brenda Houser 321 Hyacinth Lane Culver City, CA 90230
Dòng tiếp theo của một bức thư tiếng Anh chuẩn và dòng đầu tiên của một bức thư không chuẩn là ngày, tháng và năm. Nó xuất hiện ở dòng thứ hai sau địa chỉ hoặc ở đầu một bức thư thông thường.
Ví dụ: Ngày 1 tháng 12 năm 2017
Hoặc ngày 12 tháng 1 năm 2018
Bên cạnh đó, một bức thư tiêu chuẩn cần có tên và địa chỉ của người nhận với 2 dòng trống sau ngày, tháng và năm. Sự kết hợp của tất cả các thông tin đảm bảo rằng thư của bạn có thể được sử dụng để liên lạc với bạn sau khi người nhận bỏ phong bì.
Ví dụ: Business Corporation 555 Industry Street San Francisco, CA 94104
Cuối cùng, bạn đã sẵn sàng chào đón người (hoặc doanh nghiệp) mà bạn đang viết thư cho. Giữ một khoảng cách từ bất kể địa chỉ bạn đã nhập. Chữ thường thì dễ; Bạn có thể bắt đầu bằng “Xin chào” hoặc lời chào phổ biến khác. Thư trang trọng bắt đầu bằng “Kính gửi” theo sau là tên của người nhận. Nếu bạn không có bất kỳ tương tác vững chắc nào với một công ty, hãy tìm kiếm trực tuyến tên, loại công việc và văn phòng của công ty. Ví dụ: bạn có thể thử “Kính gửi Quản lý” hoặc “Kính gửi Phòng Nhân sự”.
Ví dụ: Thưa cô Abercrombie,
Hoặc Kính gửi nhân viên Đại học Illinois,
Nội dung của bức thư sẽ khác nhau, vì vậy hãy tập trung vào các nguyên tắc chung. Thư kinh doanh nên có một mục tiêu rõ ràng. Ngay cả những lá thư cá nhân cũng không nên viết một cách khó hiểu, không rõ ràng gây hiểu lầm cho người đọc.
Cách kết thúc một tin nhắn: để lại một khoảng trống giữa đoạn kết và đoạn thân bài.
Đoạn kết thúc là một cách lịch sự để gửi một ghi chú chân thành, tôn trọng đến người nhận của bạn. Một trong những kết thúc phổ biến là “Trân trọng” và chúng thường khá an toàn. Nếu bạn có mối quan hệ thân tình với người nhận, bạn có thể ký tên bằng “Warmrespects” hoặc “Cordially”. Có hàng tá lựa chọn, vì vậy bạn nên nghiên cứu một chút để quyết định điều gì phù hợp với mình. Dấu phẩy theo sau tất cả các câu kết thúc. Hãy nhớ rằng, chỉ chữ cái đầu tiên của đoạn văn được in hoa. Để lại hai khoảng trống cho bước cuối cùng.- chữ ký của bạn! Tên đầy đủ được viết dưới đây bằng chữ cái tiêu chuẩn.
Ví dụ: Lời chúc tốt đẹp nhất, chữ ký Theresa Grant
PS là viết tắt của postscript tức là phần tái bút. Đó là điều cuối cùng bạn thêm vào cuối sau khi bức thư đã được hoàn thành. Thông thường, bạn không thêm phần tái bút vào một bức thư trang trọng; Nếu bạn cần thêm một cái gì đó, bạn sẽ phải xem lại toàn bộ tài liệu để đưa thông tin mới vào
Ví dụ: PS Rob có một vị trí tại Great Company! Cảm ơn vì tất cả sự hỗ trợ trong thời gian thất nghiệp của anh ấy.
Tại Hoa Kỳ, trọng lượng tối đa cho một lá thư hạng nhất là 0,35 ounce. Nếu bức thư của bạn dài hơn ba trang hoặc bạn đã viết nó trên giấy, bạn sẽ phải xem xét rằng nó đáp ứng các yêu cầu. Kích thước và hình dạng của phong bì phải là tiêu chuẩn, nó phải là hình chữ nhật và nhỏ hơn 6×11 inch.
Đây là cách viết một lá thư tiêu chuẩn. Hi vọng bài viết sẽ là tài liệu hữu ích cho những bạn còn lúng túng trong việc viết thư.
Bạn thấy bài viết Cách viết thư – Cách trình bày một bức thư theo chuẩn có khắc phục đươc vấn đề bạn tìm hiểu ko?, nếu ko hãy comment góp ý thêm về Cách viết thư – Cách trình bày một bức thư theo chuẩn bên dưới để Trường THPT Nguyễn Chí Thanh có thể thay đổi & cải thiện nội dung tốt hơn cho các bạn nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website thptnguyenchithanhag.edu.vn của Trường THPT Nguyễn Chí Thanh
Nhớ để nguồn: Cách viết thư – Cách trình bày một bức thư theo chuẩn của website thptnguyenchithanhag.edu.vn
Chuyên mục: Kiến thức chung